E-Mail hat sich aufgrund der vielen Vorteile gegenüber Papierbriefen längst zu einer der wichtigsten Kommunikationsarten entwickelt. Wie viele andere technologische Innovationen hat diese Art der Kommunikation jedoch ihre eigenen Regeln. Obwohl die Kommunikation über Internet-Mail aus vielen Lebensbereichen nicht mehr wegzudenken ist, werden die meisten Nutzer die Frage, aus welchen Bestandteilen eine E-Mail besteht, nicht beantworten können.
E-Mail-Struktur aus Nutzersicht
E-Mail-Nachrichten sind sowohl ähnlich als auch sehr verschieden von Papierbriefen, die der älteren Generation bekannt sind. Aber unabhängig vom E-Mail-Dienst ist die E-Mail-Struktur immer gleich. Lassen Sie uns die Bestandteile einer E-Mail auflisten und jeden von ihnen kurz beschreiben:
- Feld "An". Dieses Feld enthält die Adresse des Empfängers. Trennen Sie mehrere Empfänger mit einem Semikolon.
- Das Feld "Betreff". In vielen Postdiensten wird es als obligatorisch angesehen. Und es wird für Benutzer einfacher sein, den Brief zu finden, wenn der Betreff darin korrekt angegeben ist.
- Der Textkörper des Briefes. Der Text der E-Mail enthält den Haupttext.
Versteckte E-Mail-Komponenten
Wir haben uns die sichtbare Struktur des Buchstabens angesehen. Neben den mit bloßem Auge sichtbaren Elementen können aber auch folgende Felder den Bestandteilen einer E-Mail zugeordnet werden:
- von wem (dieses Feld wird automatisch ausgefüllt);
- Kopie (zusätzlich zum Hauptadressaten wird eine Kopie des Briefes an eine andere Person geschickt);
- Blindkopie (wird verwendet, wenn eine Kopie des Schreibens versendet werden muss, ohne den Hauptadressaten zu informieren);
- Anhänge.
E-Mail-Komponenten aus technischer Sicht
Aus technischer Sicht enthält jede E-Mail auch die folgenden Bestandteile:
- Header oder, wie sie auch genannt werden, Umschläge des SMTP-Protokolls. Diese Header können im Text der E-Mail enth alten sein oder auch nicht. Das heißt, eine Situation ist möglich, wenn der Mailserver über mehr Informationen verfügt, als im Nachrichtentext angegeben sind. Der Header enthält die Adressen des Absenders, der Empfänger und die Adresse des sendenden Hosts.
- Die Nachricht selbst, die in der Sprache der SMTP-Protokolle vorliegtDaten genannt. Es wiederum ist unterteilt in:
- Briefkopf - analog zur Papierpost enthält er Daten über die Mailserver, die der Brief durchlaufen hat, und einige andere Informationen;
- der Text des Briefes - der Text des Briefes selbst.
E-Mail-Struktur für Geschäftskorrespondenz
Wenn wir bisher über den Aufbau einer E-Mail aus technischer Sicht gesprochen haben, schauen wir uns nun die Elemente einer gut geschriebenen E-Mail für die Geschäftskorrespondenz an, denn jedes anständige Unternehmen versucht, sich daran zu h alten mit allgemein anerkannten Kommunikationsstandards.
Obwohl es eine Vielzahl unterschiedlicher Klassifikationen elektronischer Nachrichten gibt, werden diese je nach Designstruktur in zwei Gruppen eingeteilt. Die erste Gruppe sind Kommunikationsbriefe, sie werden im Laufe der Arbeit verwendet. Die zweite sind Vereinbarungsschreiben: Nachrichten, die das Treffen zusammenfassen, die Fristen für den Abschluss der Arbeiten und andere wichtige Aspekte angeben, um die von jeder Partei erforderlichen Maßnahmen zu klären.
Lassen Sie uns die Komponenten jedes E-Mail-Typs separat auflisten.
Briefkommunikation
Seine Struktur muss enth alten:
- Der Betreff der E-Mail. Geben Sie in diesem Feld am besten genau an, was Sie vom Gastgeber erwarten, z. B. die Vereinbarung einer Besprechungszeit, eine Liste der zu berücksichtigenden Punkte usw.
- Grüße. Auch wenn der Brief an mehrere Personen verschickt werden soll,Die Ethik der Geschäftskommunikation impliziert die obligatorische Begrüßung von Adressaten.
- Nachrichteninh alt. Der eigentliche Text der E-Mail, der die Anfrage möglichst genau beschreibt.
- Firmensignatur. Ein Punkt, den viele vergessen. Eine korrekt zusammengesetzte Signaturvorlage enthält den vollständigen Namen und die Position des Autors, seine Kontaktdaten (Telefonnummer, Links zur Website des Unternehmens, E-Mail usw.). Die Signatur kann je nach den von der Organisation angenommenen Regeln und Vorschriften variieren.
- Felder "An" und "Cc". Sie werden aus einem bestimmten Grund zuletzt aufgeführt - wenn Sie sie zuletzt ausfüllen, schließen Sie die Möglichkeit aus, eine unfertige oder unbestätigte Nachricht zu senden.
Einverständniserklärung
Wie oben erwähnt, wird diese Art von elektronischer Nachricht verwendet, um die Ergebnisse des Treffens zusammenzufassen, den Aktionsplan für jede Seite anzugeben und Fristen festzulegen. Solche Briefe sind eine Art "Protokoll" von Besprechungen und ermöglichen es Ihnen, Informationen bequem zu strukturieren. Ein Buchstabe dieser Art wird nach Plan gebaut:
- Grüße. Wenn die Anzahl der im Brief zusammengefassten Teilnehmer des Meetings gering war, können Sie alle namentlich auflisten oder eine allgemeine Begrüßung verwenden.
- Wiederholen Sie den Zweck des Treffens, dessen Ergebnisse im Brief zusammengefasst sind.
- Liste der Themen, die während des Meetings besprochen wurden. Zu jedem Thema sind Vereinbarungen, Beschlüsse und Umsetzungsfristen angegeben.
- Liste der Probleme, die keiner dringenden Lösung bedürfen, aber nicht übersehen werden sollten.
- Meinung der Besprechungsteilnehmer klären - wird alles berücksichtigt?
- Vorlagensignatur.
