Die meisten normalen Benutzer arbeiten mit E-Mail direkt auf der Website. Die Funktionalität, die es bietet, reicht aus, um E-Mails zu erstellen und zu empfangen. Aber was ist, wenn Sie denselben Brief an eine große Anzahl von Personen senden müssen, Sie müssen eine bestimmte Nachricht zu einer bestimmten Zeit senden, weiterhin Briefe ohne die Teilnahme einer Person senden, während sie sich im Urlaub am Strand sonnt? Abhilfe schaffen in solchen Fällen allerlei Programme und Dienste für den automatischen Mailversand. Sie unterscheiden sich in Funktionalität, bezahlt / kostenlos, Arbeitsmerkmalen und vielen anderen Faktoren, aber was sie vereint, ist, dass sie nicht die ständige Anwesenheit einer Person benötigen, um zu arbeiten. E-Mails können 24 Stunden am Tag mit verschiedenen einstellbaren Intervallen versendet werden.
Warum brauchen wir Newsletter?
Die Meinung, dass die Website das wichtigste und effektivste Marketinginstrument ist, ist weit von der Wahrheit entfernt. Die meisten Käufer eines Produkts oder einer Dienstleistung an einem einzigender Besuch einer Webseite ist noch nicht bereit, eine Kaufentscheidung zu treffen. Die Gründe können unterschiedlich sein, und nicht zuletzt banale Vergesslichkeit. Kunden erinnern sich einfach nicht daran, etwas gesehen zu haben, das ihre Aufmerksamkeit erregt hat. Manche potentielle Käufer müssen immer wieder an sich erinnert werden, bis sie schließlich einen Kauf tätigen. Und die automatisch versendete E-Mail dient als solche Erinnerung.
Möglichkeiten von E-Mail-Clients und -Diensten
Es gibt viele Programme und Dienste für den automatischen Versand von Korrespondenz, sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose. Ihre Funktionalität beschränkt sich nicht auf das Versenden von Briefen ohne menschliches Eingreifen, ihre Möglichkeiten sind viel umfassender:
- Vor dem Massenversand kann die Wirksamkeit von Briefen an einer ausgewählten Gruppe von Benutzern getestet werden, indem die Statistiken zum Senden und Zustellen dieser Briefe sowie die Aktivitäten der Kunden nach Erh alt untersucht werden.
- Dienste ermöglichen es Ihnen, die Liste der Abonnenten regelmäßig zu aktualisieren, indem Sie Dienstmeldungen über Übermittlungsfehler verarbeiten. Somit werden keine Systemressourcen für nutzloses Mailen an Adressen verschwendet, die nicht mehr existieren.
- Statistische Daten zu Link-Klicks in E-Mails helfen bei der Bewertung der Effektivität einer Werbekampagne.
- Eingebaute Technologie zur Bestimmung des Standorts von Abonnenten ermöglicht es Ihnen, Briefe für den Versand basierend auf der Geographie auszuwählen.
- Die Basis für den Briefversand kann auf verschiedene Weise automatisch aufgefüllt werden, zB durch ScannenWebsites im Web.
Automatische Antworten auf Briefe sind ebenfalls konfiguriert. Dies ist zum Beispiel beim Verlassen nützlich. Die Person, die es geschrieben hat, kann darüber informiert werden, dass der Brief eingegangen ist, aber die Antwort darauf wird nach einiger Zeit nach der Rückkehr erfolgen. Wenn sich die E-Mail-Adresse geändert hat, können Sie ganz einfach E-Mails empfangen, die an die alte Adresse gesendet wurden - richten Sie einfach eine Weiterleitung ein. Doch wie teilt man allen Schreibern mit, dass die alte Adresse nicht mehr aktuell ist und man beim nächsten Mal besser direkt an eine andere anschreibt? Und automatisches Schreiben hilft dabei.
Solche Programme verfügen in der Regel über typische Briefvorlagen, die sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Dank all dem ermöglicht Ihnen der automatische Versand, Waren und Dienstleistungen mit minimalem Zeit- und Geldaufwand für Werbung, Bearbeitung und Analyse der Korrespondenz zu bewerben.
Was senden?
Die beliebtesten Briefe sind Grüße (z. B. nach der Registrierung auf der Ressource) und Dankbarkeit (z. B. für eine perfekte Bestellung oder eine langfristige Zusammenarbeit mit einem Unternehmen).
Grüße sind die meistgelesenen Briefe. Die Leute sind daran gewöhnt, sie zu sehen, die meisten öffnen sie auf der Suche nach nützlichen oder interessanten Informationen.
Dankesschreiben können Informationen über die Bestellung, die Versandart, verschiedene Aktionen und Rabatte für Stammkunden enth alten. All das zieht die Menschen an, und solche Briefe werden in der Regel auch gelesen oder wenigstens beiläufig durchgesehen.
Automatisches Schreiben kannProdukte anzubieten, die mit denen verwandt sind, die eine Person gekauft hat oder an denen sie interessiert war. Mit Briefen können Sie zum Beispiel zum Geburtstag gratulieren und ein individuelles vorteilhaftes Angebot machen.
Um mit komplexen Kundenproblemen zu arbeiten, werden natürlich schon Spezialisten benötigt. Aber einfachere Probleme können dank automatischer Briefe rund um die Uhr und täglich gelöst werden, wenn Benutzer sie brauchen.
Unter der Vielzahl von Programmen und Diensten ist Microsofts Outlook-Programm bekannt, daher werden die Methoden zum Erstellen von Mailinglisten, automatischen Antworten und Weiterleiten bestimmter Briefe an andere Adressen anhand seines Beispiels betrachtet.
Newsletter
Um einen Brief an eine große Gruppe von Personen zu senden, müssen Sie diese nicht jedes Mal manuell zur Mailingliste hinzufügen. Dazu können Sie eine Mailingliste erstellen. Auf der Registerkarte "Haupt" im Programm müssen Sie den Punkt "Kontaktgruppe erstellen" auswählen, dann einen Namen für diese Gruppe angeben und Mitglieder hinzufügen. Die Teilnehmerliste und der Name der Gruppe werden ggf. komplett bearbeitet oder gelöscht. Derselbe Kontakt kann in beliebig viele Benutzergruppen aufgenommen werden, an die ein automatischer Mailversand erfolgt. Das spart viel Zeit.
Automatisches Schreiben: Anleitung
Manchmal ist es notwendig, einen automatischen Brief zu einem fest definierten Zeitpunkt und in Abwesenheit des Absenders selbst am Computer zu versenden. Das automatische Versenden von E-Mails in Outlook ermöglicht Ihnen genau das. Sie sollten einen normalen Brief schreibenHängen Sie die gewünschten Dateien an, geben Sie den/die Empfänger oder die Mailingliste an und gehen Sie dann zum Menüabschnitt "Optionen". Weiter in diesem Abschnitt wird der Punkt "Lieferung verzögern" ausgewählt und dann - "Nicht liefern bis". Dann werden alle notwendigen Parameter konfiguriert, einschließlich Datum und Uhrzeit des Versands des Briefes, Vorhandensein oder Fehlen von Zustell- und Lesebenachrichtigungen usw.
Nachdem Sie alle erforderlichen Daten angegeben haben, senden Sie eine E-Mail. Es wird im Ordner der gesendeten Briefe gespeichert, aber es wird tatsächlich nur am angegebenen Tag und zur angegebenen Uhrzeit an den Empfänger gesendet. Es ist wichtig, dass der Computer zu diesem Zeitpunkt eingesch altet ist, das Programm darauf ausgeführt wird und auch eine Internetverbindung besteht. Wurden diese Voraussetzungen nicht rechtzeitig geschaffen, so erfolgt der automatische Versand der Briefe in dem Moment, in dem sie endgültig erfüllt sind. Es ist nicht sehr praktisch, aber Sie können nichts dagegen tun.
Outlook-E-Mails automatisch weiterleiten
Es gibt zwei Möglichkeiten, Briefe vom ersten Adressaten an andere zu senden - Weiterleiten und Umleiten. Weitergeleitete Briefe sind durch das Kürzel FW im Betreff gekennzeichnet und der Empfänger sieht, von welcher Adresse der Brief ursprünglich verschickt und von welcher Adresse später an ihn weitergeleitet wurde. Für den Empfänger ist die Weiterleitung nicht erkennbar, er sieht den Brief als vom ersten Absender versendet.
Weiterleitungssteuerung
Sie können entweder die Weiterleitung absolut aller Nachrichten einrichten oder Regeln erstellen, was wann weitergeleitet werden soll. In diesem Fall werden weitergeleitete Nachrichten im Ordner gespeichert"Posteingang". Das Programm analysiert den gesendeten Brief, und wenn er die in den Regeln festgelegten Bedingungen erfüllt, führt es die von dieser Regel festgelegte Aktion aus. Das kann nicht nur das automatische Weiterleiten von Briefen oder eine Antwort darauf sein, sondern auch das Verschieben in einen bestimmten Ordner, also sortieren, löschen, etc.
Um Regeln für die Verarbeitung eingehender Korrespondenz zu erstellen, müssen Sie den Punkt "Regeln" auf der Hauptregisterkarte des Programms auswählen. Außerdem sind im Menü "Regeln und Benachrichtigungen verw alten" die Algorithmen zur Verarbeitung empfangener Briefe bereits direkt konfiguriert.
Forward Deny
Einige E-Mails können nicht weitergeleitet werden - dies passiert, wenn der Absender die gesendete E-Mail geschützt hat, wodurch der Empfänger daran gehindert wird, diese Informationen mit anderen zu teilen. Eine solche Einschränkung wird nur vom Absender entfernt, der Empfänger kann dies in keiner Weise tun.
Auch in Unternehmen kann der Systemadministrator eigene Regeln aufstellen, die die Weiterleitung von Briefen außerhalb des Firmennetzes, teilweise sogar innerhalb des Firmennetzes einschränken oder verbieten. Dies geschieht, um Unternehmensinformationen zu schützen.
Automatische Antworten
Falls der Adressat wegen Dienstreise, Urlaub, Krankheit oder aus anderen Gründen abwesend ist, können automatische Briefantworten eingerichtet werden. Wenn sich die Post bei einem Firmenmaildienst befindet, können Sie auch unterschiedliche Antworten auf Briefe von anderen Mitarbeitern des Unternehmens und auf Briefe von außerhalb erstellen.
Um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie im Programmmenü im Abschnitt "Datei" den Punkt "Automatische Antworten", wo Sie "Automatische Antworten senden" auswählen müssen. In diesem Abschnitt wird der Text der Briefe geschrieben und der Zeitraum angegeben, in dem diese Antworten gesendet werden. Wenn der Benutzer vor Ablauf dieses Zeitraums online ist, wird er aufgefordert, die Funktion zu deaktivieren.
Für die Gültigkeitsdauer von Auto-Replies können Sie Mail-Verarbeitungsregeln festlegen, um diese beispielsweise an andere Mitarbeiter des Unternehmens weiterzuleiten, die aufgetretene Probleme lösen können etc.
Detaillierte Hilfe ist im Programm verfügbar, ebenso wie Tooltips, um häufige Fehler bei der Arbeit damit zu vermeiden.
