Outlook Client and Mail ist eines der vielen Programme und Dienste, die von Microsoft entwickelt wurden. Sie bieten Benutzern die Möglichkeit, E-Mails zu senden und zu empfangen und ihren Arbeitstag mit Hilfe eines integrierten Organizers zu organisieren. Um alle im Programm eingebetteten Funktionen optimal nutzen zu können, muss es konfiguriert werden.
Postfach zu Outlook 2007 hinzufügen
Dies ist die wichtigste Einstellung im Mailprogramm, da sie ohne E-Mail-Verbindung nutzlos ist. Um Outlook so einzurichten, wie es sollte, müssen Sie den folgenden Algorithmus befolgen:
- Wählen Sie "Service" in der Menüleiste.
- Klicken Sie im Dropdown-Menü auf den Unterpunkt "Kontoeinstellungen".
- Klicken Sie auf der Registerkarte "E-Mail" auf die Sch altfläche "Erstellen …".
- Geben Sie im Fenster "Konto hinzufügen" den Benutzernamen und das Passwort der bei Hotmail registrierten Mailbox ein.
- Zur Konfiguration des Zugriffs auf andere MailserverAktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Zeile "Manuell konfigurieren …" und klicken Sie auf "Weiter".
- "Internet-E-Mail" auswählen.
- Alle Zeilen ausfüllen, Protokoll für eingehende Nachrichten auswählen.
- Klicken Sie auf die Sch altfläche "Weitere Einstellungen".
- Aktivieren Sie im dritten Tab das Kästchen neben "SMTP-Server erfordert …".
- Geben Sie im letzten Tab die Portnummern und die Art der verwendeten SSL- bzw. TSL-Verschlüsselung ein.
- Klicken Sie auf die Sch altfläche "Konto prüfen", um zu überprüfen, ob die Einstellungen korrekt sind.
- Klicken Sie auf "Weiter" und "Fertigstellen", um die Einrichtung abzuschließen.
Signaturen für Nachrichten erstellen
Mit dieser Option können Sie in jeden gesendeten Brief einen beliebigen Standardtext einfügen: Wünsche, Kontakte oder Firmenname. Microsoft Outlook 2007 ermöglicht es Ihnen, mehrere solcher Einträge zu erstellen und sie mit bestimmten Postfächern zu verbinden. Es gibt zwei Möglichkeiten, das Fenster zum Erstellen einer neuen Signatur aufzurufen. Die erste lautet wie folgt:
- Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Sch altfläche "Erstellen".
- Wechseln Sie in dem sich öffnenden Fenster auf die Registerkarte "Einfügen".
- Drücken Sie die Sch altfläche "Signatur" und wählen Sie den Unterpunkt "Signaturen" aus.
Um auf dem zweiten Weg eine Signatur zu erstellen, benötigen Sie:
- Im Menü "Service" den Unterpunkt "Optionen" auswählen.
- Wechseln Sie in dem sich öffnenden Fenster zur Registerkarte "Nachricht" und klicken Sie auf die Sch altfläche "Signaturen".
Das Erstellen einer neuen Signatur erfolgt nach folgendem Algorithmus:
- Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Sch altfläche "Erstellen". Geben Sie im neuen Fenster den Namen des zukünftigen Textes ein.
- Geben Sie in der unteren Hälfte des Hauptfensters den gewünschten Text ein und formatieren Sie ihn mit dem gleichnamigen Panel über dem Textfeld. Sie können auch ein beliebiges Bild, eine Visitenkarte oder einen Link zu einem HTML-Dokument einfügen.
So stellen Sie Outlook 2007 so ein, dass automatisch eine Signatur in eine Nachricht eingefügt wird
Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie:
- Wählen Sie in der linken Liste den Namen des gewünschten Inserts aus.
- Wählen Sie in der rechten Liste aus, welches Konto es verwenden und in welchen Fällen es eingefügt werden soll (neue Nachrichten oder eine Antwort auf einen gesendeten Brief).
Damit ist die Einrichtung der automatischen Signatureinfügung in Outlook abgeschlossen.
Automatische Antwort auf Nachrichten
Mit dieser Funktion können Sie eingehende E-Mails von bestimmten oder beliebigen Absendern mit einem vorgefertigten Eintrag beantworten. Um es zu erstellen, benötigen Sie:
- Wählen Sie im Menü "Datei" "Erstellen" und "Nachricht" oder verwenden Sie die "Schnelltaste" Strg + N.
- Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster den gesamten erforderlichen Text ein.
- Speichern als.oft (Outlook-Vorlage) mit dem Befehl Speichern unter….
Der Algorithmus zum Einrichten der automatischen Antwort in Outlook 2007 lautet wie folgtweg:
- Wählen Sie in den Hauptmenüs "Service" > "Regeln und Benachrichtigungen".
- Klicken Sie in einem neuen Fenster mit der linken Maustaste auf die Sch altfläche "Neu…".
- Wählen Sie im ersten Dialogfeld des "Regelassistenten" die Zeile "Nachrichten nach Erh alt prüfen" aus und klicken Sie auf "Weiter".
- Aktivieren Sie im zweiten Dialogfeld des "Assistenten" das Kontrollkästchen "Nur an mich adressiert" und klicken Sie erneut auf "Weiter".
- Aktivieren Sie im dritten Fenster das Kontrollkästchen "Mit der angegebenen Vorlage antworten". Klicken Sie im Block "Schritt 2" auf die blau markierten Wörter und wählen Sie eine vorgefertigte Datei mit der Erweiterung.oft. aus.
- Legen Sie im vierten Fenster Ausnahmen für die automatische Antwort fest.
- Geben Sie im letzten Fenster den Namen der Regel ein und setzen Sie ein Häkchen neben "Regel aktivieren", um mit der Arbeit zu beginnen.
Um die erstellte Regel zu ändern oder zu löschen, müssen Sie im Fenster "Regeln und Benachrichtigungen" auf die gleichnamigen Sch altflächen klicken. So richten Sie die automatische Antwort in Outlook 2007 ein.
Zeitumstellung
Zusätzlich zu den Möglichkeiten, mit Mail zu arbeiten, enthält Outlook einen Organizer mit Kalender. Manchmal zeigt der Organisator die Zeit im 12-Stunden-Format an, das in den Vereinigten Staaten verwendet wird. Es gibt keine integrierte Möglichkeit, die Uhrzeit in Outlook auf das übliche 24-Stunden-Format einzustellen, da das Programm von den Einstellungen des Windows-Betriebssystems abhängt. Um sie zu ändern, benötigen Sie:
- Gehen Sie zu "Systemsteuerung" und gehen Sie zu "Regions- und Sprachoptionen" oder "Sprache" für Windows 8.
- Für WindowsXP: "Einstellungen" > Registerkarte "Zeit"> Wählen Sie das Zeitformat hh:mm:ss tt oder HH:mm:ss für die 12- bzw. 24-Stunden-Zeit.
- Für Windows 7: erster Reiter > Sch altfläche "Weitere Optionen" > "Zeit". Geben Sie die Werte aus dem ersten Schritt in die entsprechenden Zeilen ein oder wählen Sie sie aus.
- Für Windows 8: "Sprache"> "Datumsformat ändern usw." > "Zusätzliche Parameter"> "Zeit".
- Drücken Sie "OK", um die Einstellungen zu speichern.
Damit ist die Zeiteinstellung abgeschlossen.
Benachrichtigungen
Ein E-Mail-Client, der seinen Benutzer nicht über neue Nachrichten benachrichtigt, ist eine nutzlose Sammlung hübscher Fenster. Es ist einfach, Benachrichtigungen in Outlook nach Bedarf einzurichten. Dazu benötigen Sie:
- Öffnen Sie das Fenster "Optionen" und klicken Sie im ersten Tab auf die Sch altfläche "Mail-Optionen".
- Klicken Sie im Dialogfenster auf "Weitere Optionen".
- Im neuen Fenster im Block "Bei Eingang einer neuen Nachricht im Ordner Posteingang" die gewünschten Benachrichtigungsformen ankreuzen.
- Um die Parameter der Popup-Benachrichtigung auf dem "Desktop" zu ändern, klicken Sie auf die Sch altfläche "Einstellungen für Benachrichtigungen auf dem Desktop …". Sie können die Transparenz und Anzeigezeit ändern.
Es gibt so viele Möglichkeiten, verschiedene Funktionen in Outlook einzurichten, wie es sie selbst gibt. Aber dieses Verfahren ist für einen normalen Benutzer einfach genug.
